Software-Bewertungen

11 Beste Dokumentenverwaltungssoftware von 2020 überprüft


Dokumente und Dateien sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäfts.

Egal, ob Sie eine große Organisation, ein kleines Unternehmen oder sogar eine Arbeit von zu Hause ausWahrscheinlich erstellen Sie viele Dokumente. Sobald Sie diese Dokumente erstellt haben, müssen Sie sie sicher und organisiert aufbewahren, damit Ihr Team und Ihre Kunden problemlos darauf zugreifen können.

Zur Vereinfachung können Sie verwenden Dokumentenverwaltungssoftware.

Der Bedarf an diesen Werkzeugen steigt mit dem globaler Markt für Dokumentenverwaltungssoftware voraussichtlich bis 2028 11,06 Milliarden US-Dollar erreichen.

Diese Tools werden immer beliebter - und das aus gutem Grund.

Sie helfen Ihnen dabei, Dateien organisiert und sicher zu halten, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten sicherzustellen. Sie erleichtern Ihnen auch das Hochladen, Herunterladen oder einfache Zugreifen auf Dateien von einer beliebigen Plattform, einem beliebigen Gerät oder einem beliebigen Webbrowser.

Um Ihnen bei der richtigen Entscheidung zu helfen, habe ich die beste Dokumentenverwaltungssoftware bewertet und überprüft. Diese Überprüfungen basieren auf den wichtigsten Funktionen, der Benutzerfreundlichkeit, den Integrationen, dem Dokumentlebenszyklus, den Dateiformaten, der Workflow-Automatisierung, den Preisplänen und vielem mehr.

Lass uns anfangen.

Was ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware?

Hier sind meine Top-Tipps für die beste Dokumentenverwaltungssoftware für dieses Jahr.

1. Dropbox.

Dropbox ist eines der beliebtesten verfügbaren All-in-One-Dokumentenverwaltungssysteme. Es ermöglicht die Verwaltung digitaler Assets für herkömmliche und multimediale Dokumente. Außerdem können die Dokumente bearbeitet werden, und Änderungen sind für andere Benutzer in Echtzeit sichtbar.

Mit neuen Funktionen wie der optischen Zeichenerkennung (OCR), mit der Bilder in Text umgewandelt werden können, und unzähligen App-Integrationen von Drittanbietern können Sie mit Dropbox nichts falsch machen.

Hauptmerkmale:

  • Kontoübertragungstool - Sie können damit Dateien sicher zwischen mehreren Benutzern übertragen, wenn die Zuständigkeiten gemischt oder geändert werden.
  • Dropbox Showcase - Präsentieren Sie alle Ihre Arbeiten auf professionell verwalteten Seiten und verfolgen Sie Benutzer, die sich mit Ihren Dateien beschäftigen.
  • App-Integration von Drittanbietern - Dropbox bietet eine robuste Integration mit über 3.00.000 verbundenen Anwendungen.
  • Live Support - Der Live-Support bietet zuverlässigen Service per E-Mail, Chat und Telefonanrufen.

Vorteile:

  • Bietet an 'Remote Wipe' Funktion zum sofortigen Löschen Ihrer Dateien von gestohlenen Geräten und gehackten Konten, um die Daten zu schützen
  • Ermöglicht die Überwachung der Aktivitäten Ihres Teams über das Admin-Dashboard
  • Bietet temporären Zugriff über ablaufbare Links und deaktiviert Downloads in Links
  • Hilft Ihnen, gelöschte Dateien wiederherzustellen, indem Sie die vorherige Version der Datei wiederherstellen
  • Synchronisiert über Geräte und Plattformen hinweg
  • Kommt mit einer Funktion namens 'Teamordner-Manager' Damit Sie die Kontrolle und Sichtbarkeit über Teamordner erlangen
  • Bietet eine Vielzahl flexibler Speicherpläne

Nachteile:

  • Die mobile Version ist nicht so benutzerfreundlich wie die Desktop-Version
  • Das Hochladen kann langsam sein

Preisgestaltung:

Die Standard- und Advanced-Pläne kosten 12,50 USD bzw. 20 USD pro Monat. Die Preise für den Enterprise-Plan sind auf Anfrage erhältlich.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs ist eine weitere beliebte Dokumentenverwaltungssoftware auf dieser Liste. Damit können Sie alle Ihre Dateien sicher in der Cloud speichern und verwalten. Es bietet außerdem leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich Gruppenfreigabe und bidirektionaler Synchronisierung, mit denen Sie effizient mit Remoteclients und Mitarbeitern arbeiten können.

Hauptmerkmale:

  • Dokumente speichern - Es ermöglicht Benutzern das einfache Speichern großer Dateien, einschließlich Videos, Ordnern und sogar vollständiger Datenbanken.
  • Email In - Senden Sie sofort Dokumente von Ihrer E-Mail oder Ihrem Scanner an das Cloud-Konto, ohne sich anzumelden.
  • Saubere Organisation - Erstellen Sie ganz einfach Ordner und Unterordner für die saubere Kategorisierung von Dateien nach Projekt, Funktion und Dateityp.
  • Zweiwege-Synchronisierung - Sie können entweder online oder offline auf Ihrem Desktop arbeiten - Dateien werden automatisch aktualisiert, sobald Sie wieder online sind.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Übertragen einer großen Anzahl von Ordnern, ohne die Reihenfolge zu beeinträchtigen
  • Erstellt eine automatische Sicherung von Dateien, um Datenverlust zu verhindern
  • Ermöglicht das Hochladen von Dateien in großen Mengen
  • Ermöglicht das Erstellen einer Gruppe, um Dateien für mehrere Benutzer gleichzeitig freizugeben
  • Bietet In-App-Chat für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern
  • Legt Erinnerungen und Aufgaben zum Verwalten und Delegieren der Arbeit zwischen Teams fest
  • Speichert Ihre Dateien auf verschiedenen Servern an mehreren Speicherorten
  • Es bietet strenge Sicherheit durch Verschlüsselung von Dateien mit einem RSA-basierten 2048-Bit-Schlüssel, der über Perfect Forward Secrecy (PFS) erstellt wurde.
  • Bietet die Audit-Trail-Funktion zum Verfolgen von Änderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden
  • Ermöglicht die Personalisierung gemäß Ihren Markenanforderungen
  • Bietet eine kostenlose Version für bis zu 5 Benutzer

Nachteile:

  • Die Benutzeroberfläche sieht einfach und veraltet aus
  • Die Ladezeit der Anwendung ist langsam

Preisgestaltung:

Die bezahlten Pläne beginnen bei 5 USD pro Monat. Sie erhalten außerdem eine kostenlose 15-Tage-Testversion.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet ist ein weiteres leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Sie Dateien sofort scannen und digitalisieren können. Außerdem können Sie eine einzelne Datei in mehreren Formaten mit kennwortgeschützten Links senden und Dateien einfach kategorisieren und suchen.

Hauptmerkmale:

  • Leistungsstarke Suche - Es ermöglicht eine Volltextsuche, um nach einer beliebigen Datei in einem beliebigen Ordner zu suchen. Es organisiert, erkennt, benennt und speichert alle Dokumente automatisch anhand der in den Dateien enthaltenen Informationen.
  • Workflow-Management - Überprüfen Sie ganz einfach den Schnappschuss Ihres Dokumentworkflows. Außerdem können Sie sich bestimmte Phasen des Workflows ansehen.
  • Eingebaute Vorlagen - Nutzen Sie Vorlagen für die Ordnerstruktur, die Sie im gesamten System beibehalten möchten. Sie können Dokumente auch mit vordefinierten Namen erstellen.
  • Dateianfragen - Ermöglichen Sie Remoteclients und Mitarbeitern das Remote-Hochladen von Dateien auf das System über den Gastzugriff, indem Sie die Dateianforderungsfunktion nutzen.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Festlegen der Verwaltung einzelner Ordner, Schränke und Aktenschubladen
  • Sie können für jedes Dokument eine eSignature-Anfrage an jeden senden
  • Ermöglicht es Ihnen, einen separaten Prüfpfad für signierte Dokumente zu führen, um Compliance und Sicherheit zu gewährleisten
  • Bietet eine benutzerfreundliche Desktop-Anwendung
  • Importiert E-Mails und Anhänge in einen vordefinierten Ordner
  • Bietet reaktionsschnellen technischen Support
  • Ausgestattet mit mobilen Android- und iOS-Anwendungen
  • Ermöglicht das Hochladen von Dokumenten direkt von der Kamera
  • Nutzen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die rollenbasierte Berechtigung für mehr Sicherheit
  • End-to-End-Verschlüsselung der Dateifreigabe und -speicherung
  • Bietet Integration in Anwendungen von Drittanbietern, einschließlich Salesforce und Microsoft Office

Nachteile:

  • Es könnte benutzerfreundlicher sein

Preisgestaltung:

Die Abonnements beginnen bei 15 USD pro Monat und reichen bis zu 199 USD pro Monat. Sie erhalten auch eine kostenlose Demo.

4. Digitale Schublade.

Digital Drawer ist unter anderem eine der bevorzugten Optionen mittelständischer Unternehmen in den Bereichen Einzelhandel, Fertigung und Bildung. Es ist in der Lage, Dokumente sofort zu scannen und zu speichern und bietet eine lokale Dokumentenspeicherung für eine zusätzliche Sicherheitsschicht.

Hauptmerkmale:

  • Organisation von Dokumenten - Organisieren Sie alle Ihre Dokumente einfach an einem zentralen Ort mit einer vertrauten Windows-basierten Datei- / Ordnerstruktur. Außerdem können Sie Dateien zur einfachen Trennung in mehreren Aktenschränken speichern.
  • Flexibel - Führen Sie Dokumente einfach zusammen oder fügen Sie Seiten zu den bereits vorhandenen Dokumenten hinzu. Sie können Dokumente auch mit unterschiedlichen Indizes neu kennzeichnen.
  • Einfacher Import - Nutzen Sie Drag & Drop, Kopieren und Einfügen sowie Scannen oder Importieren von Funktionen, um Dateien einfach direkt in das Laufwerk zu importieren.
  • Sicherheit - Es bietet leistungsstarke Sicherheit aller Dokumente durch AES-128-Bit-Verschlüsselung. Sie können den Audit-Trail auch nutzen, um Änderungen an einem Dokument zu verfolgen.

Vorteile:

  • Passen Sie Aktenschränke sofort an bestimmte Geschäftsanforderungen an
  • Nutzen Sie die Versionskontrolle, um Zugriff auf ältere Versionen derselben Datei zu erhalten
  • Mit der Schlüsselwort- und Textsuche können Sie problemlos Dateien finden, die in einem beliebigen Ordner auf dem Laufwerk gespeichert sind
  • Ermöglicht das Drucken von Dokumenten direkt vom Laufwerk
  • Erfassen und importieren Sie mehrere Dokumente gleichzeitig
  • Es synchronisiert Änderungen, die von jedem Gerät an den Dateien vorgenommen wurden
  • Arbeiten Sie einfach mit verschiedenen Stakeholdern zusammen, indem Sie die an der Datei vorgenommenen Änderungen in Echtzeit überprüfen
  • Bietet eine kostenlose Testversion

Nachteile:

  • Bietet eingeschränkte Funktionen
  • Nicht für große Organisationen geeignet

Preisgestaltung:

Sie können entweder eine Einzelbenutzerlizenz für die Software zu einem einmaligen Preis von 1.200 US-Dollar erwerben oder sich für ein Abonnement von 500 US-Dollar pro Jahr entscheiden.

5. FileHold.

FileHold ist eine Enterprise Document Management-Lösung (DMS), die kostengünstig und einfach zu installieren ist. Sie können Dokumente einfach über die Software scannen, speichern und indizieren. Um absolute Sicherheit zu gewährleisten, können Sie die Software auch auf Ihrem lokalen Server installieren.

Hauptmerkmale:

  • E-Formulare - Extrahieren Sie Metadateninformationen einfach aus elektronischen Formularen, indem Sie die in Office- oder PDF-Formularen enthaltenen Standard-Microsoft Word-Tools nutzen.
  • Kurier - Es ist eine sichere Methode zum Senden von Dokumenten, die auch einen Zustellnachweis sendet. Außerdem werden die Empfänger per E-Mail mit einem Link zum Dokument benachrichtigt.
  • Dokumentenverwaltung - Sie können effizienter arbeiten, indem Sie Ihre täglichen Aufgaben differenzieren und die Dateiverwaltung zu einem effektiven Prozess machen.
  • Scannen und Imaging - Gehen Sie papierlos vor, indem Sie die Dokumente direkt scannen und abbilden, um sie an verschiedene Benutzer auf der ganzen Welt zu senden.

Vorteile:

  • Bietet Unterstützung für mehrere Browser
  • Kommt mit einer leistungsfähigen Smartphone-Software für die einfache Verwaltung aller Dokumente
  • Es ist mit einer Google-ähnlichen erweiterten Suche ausgestattet, die die Metadaten des Dokuments nutzt, um relevante Ergebnisse zu finden
  • Sie können es effizient in Microsoft Office integrieren, um den direkten Zugriff auf Tools wie Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Visio zu ermöglichen
  • Verwalten Sie auf einfache Weise sowohl die neuesten als auch die Archivdokumente mithilfe erweiterter Richtlinien zur Disposition und Aufbewahrung
  • Nutzen Sie die Check-In / Checkout-Funktion, um ein Überschreiben zu vermeiden, während Sie an einem bestimmten Dokument arbeiten
  • Erstellen Sie virtuelle Ordner, um eine unendliche Aggregation von Dateien zu erreichen
  • Ermöglicht es Ihnen, die Dokumente offline zu bearbeiten, und alle Änderungen werden gespeichert, sobald Sie wieder online sind
  • Bietet Enterprise Content Management (ECM) und Archivierung

Nachteile:

  • Wenn Sie ein Anfänger sind, ist es möglicherweise etwas schwierig, die Funktionen zu verstehen
  • Die Benutzeroberfläche ist nicht benutzerfreundlich

6. Dokumentensuche.

Document Locator bietet eine leistungsstarke Integration in Windows und ein effizientes Cloud-Hosting für eine bequeme Dateiverwaltung. Zu den beeindruckendsten Funktionen gehören die Versionskontrolle, das papierlose Scannen, die Dokumentenkontrolle, die E-Mail-Verwaltung und vieles mehr.

Hauptmerkmale:

  • Scannen - Mit Document Locator können Sie Papierdokumente einfach in vollständig durchsuchbare Dateien konvertieren. Sie können auch die Dokumentenerfassung durchführen und wichtige Fakten zum Dokument als Dateimetadaten verstehen.
  • Automatisierte Workflows - Es bietet eine Vielzahl von Workflow-Funktionen, darunter Timeout, rollenbasierte Prozesse, Qualitätskontrollpunkte und anpassbare Benachrichtigungsvorlagen.
  • Suchoptionen - Sie können Dateien über mehrere Funktionen durchsuchen, darunter Schnellsuche, Energiesuche, erweiterte Suche oder Meine DL-Suche.
  • Dokumentengenehmigung - Erfassen Sie einfach die Genehmigung elektronischer Dokumente, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten. Es unterstützt auch sowohl einzelne Genehmigerschritte als auch komplexe mehrere Genehmigerschritte.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Erfassen der Metadaten gescannter Dateien aus Zonen, Deckblättern, Barcodes oder die individuelle Auswahl auf dem Bildschirm mithilfe der Vorschau in Document Pro
  • Bietet Unterstützung für alle Browser, Geräte und Plattformen
  • Verbessert die Prozessflexibilität durch Delegierungsoptionen
  • Sie können dokumentenzentrierte Vorgänge automatisieren, um Wiederholbarkeit zu vermeiden und die Effizienz des Vorgangs zu verbessern
  • Überprüfen Sie ein definiertes Workflow-Beispiel für eine bessere Qualitätskontrolle
  • Ermöglicht es Ihnen, den Status der Überprüfung des Dokuments und die Genehmigungsschritte zu verfolgen
  • Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen beschleunigen den Genehmigungsprozess von Dokumenten
Nachteile:
  • Die Benutzeroberfläche ist etwas schlampig
  • Bietet Schulungen nur wenige Male im Jahr an

Preisgestaltung:

Die Lizenzpreise beginnen bei 250 US-Dollar und gehen bis zu 400 US-Dollar.

7. HighTail.

HighTail ermöglicht eine benutzerfreundlichere und intuitivere Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus können Kreative große Dateien problemlos freigeben, darunter unter anderem Video-, Grafik-, Design-, Foto- und Präsentationsdateien.

Hauptmerkmale:

  • Hochauflösende Vorschau - Sie können große Dateien in der Vorschau anzeigen oder streamen, ohne sie herunterzuladen.
  • Echtzeit-Konversation - Einzelpersonen oder Teams können E-Mails, Projektaktualisierungen und Kommentare in Echtzeit erhalten.
  • Freihandanmerkungen - Ermöglicht das Korrekturlesen der Dateien durch Zeichnen eines Felds, eines Pfeils, einer Linie oder einer Freihandform, um die Multimediadateien zu markieren.
  • Versionsvergleich - Sie können den Versionsvergleich der Dateien nebeneinander auf demselben Bildschirm nutzen, um die Änderungen zu messen und auf einfache Weise Feedback zu geben.

Vorteile:

  • Ermöglicht Benutzern ein klareres Feedback durch einen direkten Kommentar zur Datei, was zu weniger Ergebnissen und einem besseren Endprodukt führt
  • Optimiert und konsolidiert den kreativen Prozess, um die Markteinführungszeit zu verkürzen
  • Empfänger benötigen kein Konto für Zugriffskontrollen, um die freigegebenen Dateien anzuzeigen
  • Mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung und Sicherheitsangeboten für Unternehmen, um strenge Sicherheit im gesamten System zu gewährleisten
  • Bietet 'Tracker senden' Funktion, um herauszufinden, wann Dateien geliefert und heruntergeladen werden
  • Zeigen Sie mehrere Dateien gleichzeitig in visuellen Ordnern an
  • Bietet eine kostenlose Version für Einzelpersonen

Nachteile:

  • Freigegebene Links verfallen zu schnell
  • Die Suchfunktion ist nicht benutzerfreundlich

Preisgestaltung:

Die Premium-Pläne beginnen bei 12 USD pro Monat und gehen bis zu 36 USD pro Monat.

8. Evernote Business.

Evernote Business ist ohne Zweifel eines der beliebtesten Tools für die Dateiverwaltung. Es hilft Ihnen, Notizen und Dateien einfach zu erstellen und zu teilen, um einen intelligenteren und produktiveren Arbeitsplatz zu schaffen. Alle Funktionen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Steigerung der Produktivität des Unternehmens.

Hauptmerkmale:

  • Produktivität steigern - Teams können Ideen effizient sammeln, kategorisieren und austauschen, um die Produktivität zu steigern.
  • Web Clipper - Speichern Sie Website-Screenshots sofort in Ihrem EverNote-Konto. Sie können alle nützlichen Informationen einfach online speichern und sie bei Bedarf abgeschnitten finden.
  • Eingebaute Vorlagen - Sie können die integrierten Vorlagen von Evernote nutzen, um Zeit und Mühe zu sparen und gleichzeitig bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Die einfach zu installierenden Vorlagen sind hochgradig anpassbar und können sogar unendlich oft verwendet werden.
  • Umfangreiche Integration - Es bietet eine umfassende Integration in Apps von Drittanbietern wie Google Mail, Outlook, Salesforce, Google Drive und Slack.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Zuschneiden von Screenshots, um die benötigten Informationen zu erfassen
  • Bietet mehrere Tastaturkürzel, um Ihre Effizienz zu steigern
  • Ermöglicht das Bearbeiten von Dateien und Konten in Echtzeit
  • Außerdem können Sie handschriftliche Notizen, Whiteboard-Bilder und gescannte Bilder durchsuchen
  • Es kann 11 handgeschriebene und 28 maschinengeschriebene Sprachen identifizieren
  • Evernote for Business unterstützt auch Penultimate für iPad
  • Ermöglicht das Scannen physischer Dokumente und deren Aufbewahrung als gesicherte Dateien

Nachteile:

  • Die Organisation der Elemente ist nicht fehlerfrei
  • Das Synchronisieren größerer Dateien ist etwas langsam

Preisgestaltung:

Die bezahlten Pläne beginnen bei 14,99 USD pro Monat und Benutzer.

9. Smartsheet.

Smartsheet ist eine der bevorzugten Optionen von Unternehmen, um ein reibungsloses Projektmanagement, Dateifreigabe und Zusammenarbeit zu erreichen. Eine der Hauptfunktionen ist die umfassende Integration in Apps von Drittanbietern, einschließlich Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier und mehr.

Hauptmerkmale:

  • Voreingestellte Vorlagen - Es bietet voreingestellte Vorlagen, mit denen Sie Workflows und Geschäftsprozesse viel einfacher definieren können.
  • Zusammenarbeit von Inhalten - Überwachen Sie einfach den Produktionsfortschritt von Ihrem Blatt aus, weisen Sie Aufgaben zu, nutzen Sie automatisierte Erinnerungen, ermöglichen Sie anderen Benutzern das Überprüfen von Inhalten und geben Sie detailliertes Feedback durch angeheftete Anmerkungen.
  • Hochsicher - Smartsheets nutzt Datenredundanz an mehreren Standorten, Hosting bei Equinix und AWS, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sicher sind.
  • Automatisierung - Sie können sich wiederholende Prozesse automatisieren, indem Sie Genehmigungen anfordern oder Warnungen und Aktualisierungen senden.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Kombinieren von bedingten Pfaden und mehreren Aktionen, um Ihre Workflows einfach zu automatisieren
  • Ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit durch Aktualisierung der Daten in Echtzeit über verschiedene Anwendungen hinweg
  • Ersetzen oder fügen Sie Daten aus Excel-Tabellen, CSV-Dateien und Google Sheets einfach in Smartsheet zusammen
  • Bietet eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zum Anpassen Ihres Dashboards
  • Bietet Echtzeitzugriff auf Ihr Smartphone über iOS- und Android-Apps
  • Ermöglicht Benutzern von Drittanbietern das Überprüfen von Dateien und Dokumenten

Nachteile:

  • Sie müssen sich viel Mühe geben, um die lange Liste der Funktionen zu erlernen

Preisgestaltung:

Der Standardpreis beginnt bei 14 USD pro Monat. Für Unternehmenspläne mit erweiterten Funktionen müssen Sie sich an den Anbieter wenden.

10. Onehub.

Onehub ist eine weitere leistungsstarke Dokumentenverwaltungssoftware auf dieser Liste. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Dateien einfach hochgeladen werden. Darüber hinaus können Benutzer Versionen steuern, Dateien in Unterordnern organisieren und sicher freigeben.

Hauptmerkmale:

  • Dateien einfach hochladen - Laden Sie Dateien sofort per Drag & Drop hoch. Es ermöglicht auch die automatische Versionierung von Dateien, die ordnerbasierte Organisation und das sichere FTP-Gateway für Massen-Uploads.
  • Anpassung - Passen Sie Seiten, Logos und Farbthemen der Anwendung ganz einfach an Ihre Branding-Anforderungen an. Sie können Ihrem Konto auch eine benutzerdefinierte Domain und eine weiße Beschriftung hinzufügen.
  • Sicherheitsfunktionen - Es nutzt eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, darunter rollenbasierte Berechtigungen, Sitzungszeitlimits, Prüfpfade und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
  • Vorschau - Zeigen Sie ganz einfach die Vorschau von Dateien und Dokumenten an, ohne sie auf einem Browser oder Mobilgerät herunterzuladen.

Vorteile:

  • Ermöglicht es Ihnen, den Mitarbeiter zu kontaktieren, um Ihre Dateien zu genehmigen oder zu überprüfen
  • Bietet eine reibungslose Integration mit Google Drive und OneDrive
  • Ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu senden, um mit jedem Mitglied des Teams zu kommunizieren
  • Verfolgen Sie die Aktivitäten, um zu wissen, wer was und wann veröffentlicht
  • Veröffentlichen Sie Kommentare zu Ordnern, um auf einfache Weise Feedback zu geben
  • Nutzen Sie Audit-Trails, um den Zugriff sofort zu widerrufen, wenn Sie etwas faul sehen
  • Einfache Durchsetzung komplexer Kennwortrichtlinien

Nachteile:

  • Die Benutzeroberfläche sieht etwas veraltet aus
  • Sie können keine Untergruppen von Benutzern erstellen

Preisgestaltung:

Die bezahlten Pläne beginnen bei 12,50 USD pro Monat und gehen bis zu 500 USD pro Monat.

11. InfoRouter.

InfoRouter ist ein weiteres Dokumentverwaltungstool, mit dem Sie alle Ihre Dokumente einfach verwalten können. Sie müssen es jedoch serverseitig ohne clientseitige Komponenten installieren. Die gute Nachricht ist, dass es hoch skalierbar ist und bis zu 100 Server nutzen kann, um die Arbeitslast zu teilen.

Hauptmerkmale:

  • Records Management - Verwalten Sie geschäftskritische Datensätze sicher, indem Sie Dokumente an vordefinierte Workflows senden und deren Status in Echtzeit verfolgen.
  • Berichterstattung - Erhalten Sie einen konsolidierten Bericht über Ereignisse, die täglich stattfinden.
  • Mehrsprachig - Es bietet mehrsprachigen Support, den Sie für E-Mail-Benachrichtigungen nutzen können.
  • Heiße Ordner - Es importiert automatisch die Daten der überwachten Ordner in vordefinierte infoRouter-Ordner.

Vorteile:

  • Ermöglicht das Konvertieren von Bildern in PDF-Dateien
  • Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern erstellen
  • Ermöglicht die Erstellung mehrerer Stammordner
  • Unterstützt sowohl HTTPS als auch SSL
  • Ermöglicht das Anpassen von E-Mail- und Textvorlagen
  • Unterstützt Klassifizierungsverlauf und klassifizierte Dokumente

Nachteile:

  • Das Hochladen großer Dateien ist etwas langsam
  • Die Benutzeroberfläche ist komplex

Preisgestaltung:

Die Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Andere Tools, die für diese Liste noch nicht überprüft wurden, sind Docuware, M-Files und SharePoint.

Was ist Dokumentenverwaltungssoftware?

Da Unternehmen online gehen, gewinnt die Dokumentenverwaltungssoftware in letzter Zeit viel Aufmerksamkeit.

Ganz einfach, es handelt sich um Computersoftware, mit der Dokumente in digitalem Format organisiert, indiziert, gespeichert, verwaltet und verfolgt werden. Darüber hinaus können Sie Dokumente mithilfe von Scannern ganz einfach in digitale Formate konvertieren.

Der Umgang mit einer großen Datenmenge ist eine große Herausforderung, insbesondere wenn das Dokument in seiner physischen Form vorliegt.

Tatsächlich geht viel Geschäftsproduktivität einfach durch die Überwindung von Dokumentationsproblemen verloren. Nach der Konvertierung in elektronische Formate wird die Navigation durch Dokumente einfacher. Letztendlich verbringen Sie weniger Zeit damit, nach ihnen zu suchen, und können sich mehr auf Bergbauinformationen konzentrieren.

Wie verwenden Sie Dokumentenverwaltungssoftware?

Dokumentenverwaltungstools sind recht einfach zu verwenden. Die meisten Schritte überschneiden sich, je nachdem, welche Software Sie verwenden.

Schauen wir uns die praktischen Schritte mit Hilfe von an Evernote Business.

Besuchen Sie die Website, erstellen Sie Ihr Konto und geben Sie die erforderlichen Daten ein, wenn es sich um ein Geschäftskonto handelt.

Sie können sich sofort anmelden und mit der Erstellung von Inhalten beginnen. Evernote ist mit einer Vielzahl von Dokumenten kompatibel, darunter Fotos, Tabellenkalkulationen, Artikel, Zeitleisten und Notizen. Die meisten Dokumentensoftwaretools ermöglichen diese Dokumente ebenfalls.

Als Nächstes können Sie Ihrem Geschäftskonto Benutzer hinzufügen. Klicken Sie einfach auf das Symbol auf der linken Seite mit der Aufschrift: 'Benutzer hinzufügen.' Sie können ihnen Einladungen per E-Mail senden und sie bitten, sich anzumelden.

Sobald Sie einen Benutzer hinzugefügt haben, kann dieser das zentrale Repository für Daten und Informationen anzeigen. Hier heißt es das Weltraumverzeichnis. Sie können ihnen auch Zugriff gewähren, um Änderungen und Änderungen im Repository vorzunehmen.

Mit Evernote können Sie auch Notizen machen, Arbeits-Chats einrichten, Verknüpfungen und Tags erstellen, Dokumente scannen und in Echtzeit mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten.

Worauf sollten Sie in einem Dokumentenverwaltungssystem achten?

Während Ihre Auswahlmöglichkeiten und Vorlieben je nach Ihren Anforderungen und Geschäftsdokumenten variieren, sind hier einige der grundlegenden Funktionen aufgeführt, die Sie immer benötigen:

1. Archive.

Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Dokumente in einem zentralen Repository zu archivieren, um sofort darauf zugreifen und Informationen sofort abrufen zu können - zum Beispiel Zoho Docs.

2. Umfangreiche Integration.

Die Dokumentenverwaltungssoftware sollte eine einfache und umfassende Integration in Anwendungen von Drittanbietern wie Google Mail, Outlook, Salesforce, Google Drive und mehr ermöglichen. Es hilft beim nahtlosen Austausch von Dokumenten. Evernote Business ist ein gutes Beispiel.

3. Massen-Upload.

Geschäftsszenarien umfassen zahlreiche Dokumente. Es ist sowohl schwierig als auch zeitaufwändig, sie einzeln hochzuladen. Daher sollten Sie ein Dokumentverwaltungstool auswählen, mit dem Dokumente in großen Mengen hochgeladen werden können.

4. Dokumentensicherheit.

Unternehmen verwenden Dokumentenverwaltungstools, um vertrauliche und klassifizierte Dokumente zu verarbeiten und zu speichern. Der Kompromiss solcher Daten hat normalerweise weitreichende Konsequenzen für Unternehmen und kann sogar deren Existenz gefährden. Aus diesem Grund muss ein Dokumentverwaltungstool wie ausgewählt werden Digitale Schublade um eine leistungsstarke Datensicherheit zu gewährleisten.

5. Hochauflösende Vorschau.

Wenn Sie ein Dokumentverwaltungstool verwenden, müssen Sie ein Dokument nicht jedes Mal herunterladen, wenn Sie es anzeigen möchten. Die Software sollte jederzeit eine hochauflösende Vorschau ermöglichen.

Es ist keine ganzheitliche Liste von Funktionen. Es gibt viele andere wichtige Attribute, nach denen Benutzer suchen, einschließlich einer Vielzahl von Vorlagen, Echtzeit-Chats, zulässigem Automatisierungsgrad, Funktionen zur Datensatzverwaltung und mehr.

Zusammenfassung.

Dies waren einige der besten verfügbaren Dokumentenverwaltungssoftware. Mit dieser digitalen Transformation sind die Zeiten der Papierdokumente längst vorbei. Cloud-Speicher ist eindeutig die beste Option. Alle diese Tools verfügen jedoch über unterschiedliche Funktionen und Alleinstellungsmerkmale.

Daher ist es nicht richtig, einen klaren Gewinner zu erklären - Ihre Auswahl sollte ausschließlich von Ihren Anforderungen und Ihrem Budget abhängen.

Wenn Sie beispielsweise nach einer kostenlosen / erschwinglichen und dennoch zuverlässigen Lösung suchen, dann EverNote Business könnte eine ausgezeichnete Wahl sein. Wenn Sie jedoch über das Budget verfügen und eine Unternehmenslösung mit erweiterten Funktionen benötigen, sollten Sie sich entscheiden Smartsheet.

Überprüfen Sie verschiedene Tools und ihre Funktionen sorgfältig, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.

Gibt es Dokumentenverwaltungstools, die Sie gerne verwenden? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

Weiterführende Literatur vor Ort: Weitere Bewertungen zu Unternehmenssoftware finden Sie in meinen Handbüchern zu beste Planungs-Apps, das Top-Projektmanagement-Software und das beste Präsentationswerkzeuge dieses Jahr zu versuchen.